Bir şirket adına sözleşme imzalanırken, banka hesabı açılırken ya da resmî bir başvuru yapılırken karşı tarafın ilk merak ettiği şey şudur: Bu imzayı atan kişi gerçekten şirketi temsil etmeye yetkili mi? İşte bu sorunun yanıtını veren belge imza sirküleridir. Yazımızda imza sirküleri nedir, hangi işlemlerde kullanılır ve nasıl alınır sorularını adım adım açıklıyoruz.
İmza Sirküleri Nedir?
İmza sirküleri, bir şirketi ya da başka bir tüzel kişiyi temsil ve ilzama yetkili kişilerin kim olduğunu, yetkilerinin kapsamını ve bu kişilerin imza örneklerini gösteren noter onaylı belgedir. İlzam, şirketi borç ve taahhüt altına sokabilme anlamına gelir; dolayısıyla sirküler, kimin imzasının şirketi bağlayacağını ortaya koyar.
Belgede genel olarak şu bilgiler bulunur:
- Şirketin unvanı, adresi ve sicil bilgileri
- Yetkililerin kimlik bilgileri
- Yetkinin dayanağı olan karar ve ilgili sicil gazetesi bilgisi
- Yetkinin şekli: tek başına (münferit) ya da birlikte (müşterek) imza
- Varsa yetkinin süresi ve sınırları
- Yetkililerin imza örnekleri
Bu belge sıklıkla imza beyannamesiyle karıştırılır. Aradaki fark şudur: İmza sirküleri tüzel kişiler, yani şirketler, dernekler, vakıflar ve kooperatifler için düzenlenir. İmza beyannamesi ise gerçek kişilerin, örneğin şahıs işletmesi sahiplerinin kendi imzasını tanıttığı belgedir.
İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?
Sirkülerin işlevi iki yönlüdür. Karşı taraf açısından, imzanın yetkili kişiye ait olduğunu doğrulama imkânı verir. Şirket açısından ise yetkisiz kişilerin şirket adına işlem yapmasının önüne geçen bir güvenlik katmanıdır. Uygulamada en çok şu durumlarda istenir:
- Banka hesabı açma, kredi, çek ve POS başvuruları
- Kamu ihaleleri ve resmî kurum başvuruları
- Kira, bayilik, tedarik ve hizmet sözleşmeleri
- Tapu ve araç tescil işlemleri
- Vekâletname düzenlenmesi
- Pazaryeri, ödeme kuruluşu ve abonelik başvuruları
Kurumlar imza sirkülerini çoğu zaman vergi levhası ve Ticaret Sicil Gazetesi ile birlikte ister; bu üç belge bir şirketin kimliğini, hukuki durumunu ve temsil yetkisini birlikte ortaya koyar.
İmza Sirküleri Nasıl Alınır?
Süreç, şirketin yeni mi kurulduğuna yoksa mevcut bir şirkette yetki değişikliği mi yapıldığına göre biraz farklılaşır.
Şirket kuruluşunda
Kuruluş aşamasında şirketi temsile yetkili kişiler, ticaret sicili müdürlüğünde görevli personelin huzurunda imza beyanında bulunur. Bu beyan tescil dosyasının parçası olur. Kuruluş tescil edilip ilan edildikten sonra, kurumların talep ettiği noter onaylı imza sirküleri için notere başvurulabilir.
Noterden imza sirküleri çıkarma adımları
- Yetkinin belirlenmesi: Yetkililer ve yetki şekli esas sözleşmeyle ya da yetkili organın (yönetim kurulu, müdürler kurulu, genel kurul) kararıyla belirlenir.
- Tescil ve ilan: Temsil yetkisine ilişkin karar ticaret siciline tescil edilir ve sicil gazetesinde ilan edilir.
- Belgelerin hazırlanması: Notere giderken genellikle yetkiyi gösteren sicil gazetesi ya da sicil tasdiknamesi, ilgili karar örneği, yetkililerin kimlik belgeleri ve şirketin vergi bilgileri istenir.
- Noterde imza: Yetkililer notere bizzat gider ve imza örneklerini noter huzurunda atar.
- Onay ve teslim: Noter belgeyi düzenleyip onaylar; ihtiyaç duyulan sayıda örnek alınabilir.
İstenen belgeler şirket türüne ve noterin uygulamasına göre küçük farklılıklar gösterebilir; gitmeden önce notere telefonla sormak boşa gidişi önler. Noter ücreti, sayfa ve imza sayısına göre değişen ve her yıl güncellenen tarifeye göre hesaplanır; bu nedenle güncel tutarı noterden öğrenmek gerekir.
Ne zaman yenilenmeli?
- Yetkili kişi değiştiğinde ya da yeni bir yetkili eklendiğinde
- Yetkinin şekli ya da sınırları değiştiğinde
- Yetki belirli bir süre için verilmişse süre dolduğunda
- Şirketin unvanı ya da türü değiştiğinde
Sirkülerin kanunda belirlenmiş genel bir son kullanma tarihi olmasa da bankalar ve kurumlar çoğu zaman güncel tarihli belge ister. Bu yüzden yetki süresini takip etmek ve değişikliklerde belgeyi yenilemek gerekir.
Dikkat edilmesi gerekenler
- Sirkülerin fotokopisini gereksiz yere paylaşmayın; imza örneği içerdiği için kötüye kullanıma açıktır.
- Görevden ayrılan yetkilinin yetkisini gecikmeden sicilden terkin ettirin ve bankalarınızı bilgilendirin.
- Müşterek imza şartı varsa sözleşmelerde her iki imzanın da bulunduğundan emin olun.
Özetle imza sirküleri, şirket adına atılan imzaların arkasındaki yetkiyi belgeleyen temel evraktır. Doğru hazırlanması ve güncel tutulması hem işlemlerinizi hızlandırır hem de şirketinizi korur. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için noterden ya da bir hukukçudan bilgi alın.
Görsel: Blogtrepreneur / Wikimedia Commons (CC BY 2.0)
