Şahıs şirketi kurmak isteyenlerin, bir kuruma başvuru yapanların ya da ihaleye girenlerin karşısına çıkan belgelerden biri de imza beyannamesidir. Adı resmî ve karmaşık gelse de mantığı son derece basittir: Bu imza bana aittir demenin belgeli halidir. Aşağıda imza beyannamesi nedir, hangi durumlarda istenir ve nasıl alınır sorularını yanıtlıyoruz.
İmza Beyannamesi Nedir?
İmza beyannamesi, bir gerçek kişinin kullandığı imzanın kendisine ait olduğunu beyan ettiği ve bu beyanın noter tarafından onaylandığı resmî belgedir. Belgede kişinin kimlik bilgileri, adresi ve noter huzurunda attığı imza örnekleri yer alır. Bir kurum, önüne gelen evraktaki imzayı bu örnekle karşılaştırarak imzanın gerçekten o kişiye ait olup olmadığını kontrol edebilir.
İmza beyannamesi en çok imza sirküleriyle karıştırılır. Ayrım şöyledir:
- İmza beyannamesi: Gerçek kişiler içindir. Şahıs işletmesi sahipleri, serbest meslek mensupları ve bireysel başvuru yapan kişiler bu belgeyi kullanır.
- İmza sirküleri: Tüzel kişiler içindir. Bir şirketi kimin, hangi yetkiyle temsil ettiğini gösterir. Ayrıntılar için imza sirküleri nasıl alınır yazımıza bakabilirsiniz.
Yani şahıs şirketi sahibiyseniz sizden imza beyannamesi, limited ya da anonim şirket yetkilisiyseniz imza sirküleri istenir.
İmza Beyannamesi Ne İşe Yarar?
Belgenin amacı, imza sahteciliğinin önüne geçmek ve işlemlerde güven sağlamaktır. Kişi her işlemde bizzat bulunamayabilir; imza beyannamesi sayesinde kurumlar, ellerine ulaşan belgedeki imzayı doğrulayabilir. Başlıca kullanım alanları şunlardır:
- Şahıs işletmesi kuruluşu ve ticaret sicili ya da esnaf sicili işlemleri
- Kamu ihalelerine gerçek kişi olarak katılım
- Banka, POS ve ödeme kuruluşu başvuruları
- Pazaryerlerinde satıcı hesabı açma
- Bayilik, tedarik ve hizmet sözleşmeleri
- Gümrük, ihracat ve çeşitli ruhsat başvuruları
- Bazı vekâlet ve resmî kurum işlemleri
İnternetten satış yapmak üzere şahıs şirketi kuranlar bu belgeyi neredeyse her başvuruda kullanır. Örneğin Etsy’de mağaza açmak ya da yerli pazaryerlerinde satışa başlamak isteyenlerin resmî evrak dosyasında imza beyannamesi çoğu zaman vergi levhası ile yan yana durur.
İmza Beyannamesi Nasıl Alınır?
İmza beyannamesi noterden alınır ve süreç genellikle kısa sürer. Adımlar şöyledir:
- Notere bizzat gidin: İmza sizin huzurunuzda atılacağı için başvurunun şahsen yapılması gerekir. Dilediğiniz notere gidebilirsiniz.
- Kimliğinizi ibraz edin: Geçerli ve fotoğraflı bir kimlik belgesi (kimlik kartı, pasaport ya da ehliyet) yanınızda olmalıdır.
- Amacı belirtin: Belgeyi hangi işlem için istediğinizi söyleyin. Şahıs işletmesi adına alıyorsanız vergi levhanızı ya da vergi dairesi bilgilerinizi götürmeniz istenebilir.
- İmza örneklerini atın: Noter görevlisinin hazırladığı belgeye, günlük hayatta kullandığınız imzayı belirtilen sayıda atarsınız.
- Onaylı belgeyi teslim alın: Noter belgeyi onaylar. Birden fazla kuruma verecekseniz ihtiyaç duyduğunuz sayıda örnek isteyin.
Noter ücreti her yıl güncellenen tarifeye ve alınacak örnek sayısına göre değişir; güncel tutarı noterden öğrenmelisiniz. Yoğun saatlerde beklememek için Türkiye Noterler Birliği’nin çevrim içi randevu ve ön başvuru hizmetlerinden yararlanılabilir.
Noter dışında bir yol var mı?
Bazı işlemlerde noter onaylı belge yerine ilgili kurumun huzurunda verilen imza beyanı kabul edilir. Örneğin ticaret siciline kayıt sırasında imza beyanı, ticaret sicili müdürlüğünde görevli personelin önünde verilebilmektedir. Hangi yöntemin geçerli olduğu işleme ve kuruma göre değiştiğinden, belgeyi isteyen kuruma noter onayı şart mı diye sormakta yarar var.
Geçerlilik süresi ve dikkat edilecekler
- Mevzuatta imza beyannamesi için genel bir geçerlilik süresi öngörülmemiştir; ancak kurumlar çoğunlukla yakın tarihli belge ister. Başvuru yapacağınız kurumun şartını kontrol edin.
- İmzanızı değiştirdiyseniz yeni bir beyanname çıkarmanız gerekir.
- Beyannamede attığınız imza, sözleşme ve başvurularda kullandığınız imzayla aynı olmalıdır; farklı imzalar işlemlerin reddine yol açabilir.
- Belgenin kopyasını yalnızca gerçekten gerekli olduğunda ve güvendiğiniz kurumlarla paylaşın.
Kısacası imza beyannamesi, gerçek kişilerin imzasını resmî olarak tanıttığı, alması kolay ama ticari hayatta sık sık lazım olan bir belgedir. Kimliğinizle notere gitmeniz çoğu durumda yeterlidir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir; özel durumlarınız için noterden ya da bir hukukçudan bilgi alın.
Görsel: Shixart1985 / Wikimedia Commons (CC BY 2.0)
