E-ticaret yapan herkes günün birinde aynı sahneyle karşılaşır: müşteriye gönderilen paket ya hiç ulaşmaz ya da ezilmiş, kırılmış hâlde teslim edilir. Müşterinin parası iade edilir veya ürün yeniden gönderilir; ancak satıcının uğradığı zararın da bir karşılığı olmalıdır. İşte bu noktada tazmin faturası devreye girer.
Tazmin Faturası Nedir?
Tazmin faturası, bir ürünün satıcının kusuru dışında zarar görmesi ya da kaybolması durumunda, zarara yol açan tarafa düzenlenen ve zararın bedelini talep etmeye yarayan belgedir. Uygulamada en sık kargo ve lojistik firmalarına kesilir. Bunun dışında pazaryerinin deposunda kaybolan ürünler, iade sürecinde hasar gören paketler ya da fason üreticinin zarar verdiği mallar için de düzenlenebilir.
Bu belgeyi normal satış faturasından ayıran şey, ortada bir satışın bulunmamasıdır. Satıcı, kargo firmasına ürün satmamıştır; uğradığı zararın giderilmesini istemektedir. Bu yüzden tazmin faturası, ticari bir teslimin değil bir tazminat talebinin belgesidir.
Tazmin Faturası Ne Zaman Kesilir?
Fatura kendiliğinden kesilmez; öncesinde zararın tespit edilmesi ve karşı tarafın sorumluluğu kabul etmesi gerekir. Tipik durumlar şunlardır:
- Gönderinin taşıma sırasında kaybolması ve belirli süre içinde bulunamaması,
- Ürünün kırık, ezik, ıslanmış ya da eksik teslim edilmesi,
- İade gönderisinin satıcıya hasarlı dönmesi,
- Pazaryeri ya da lojistik deposunda ürünün zarar görmesi veya sayımda eksik çıkması.
Hasarlı teslimatta en önemli adım, teslim anında hasar tespit tutanağı tutulmasıdır. Paket açılmadan önce ve açıldıktan sonra çekilen fotoğraflar, kargo görevlisiyle birlikte imzalanan tutanak ve gönderi takip numarası başvurunun dayanağını oluşturur. Müşterilerinizi de hasarlı paketi tutanak tutturmadan teslim almamaları konusunda bilgilendirmeniz süreci kolaylaştırır.
Tutanağın ardından kargo firmasına ya da pazaryerine tazmin talebi iletilir. Firma incelemesini tamamlayıp talebi onayladığında, hangi tutar üzerinden ve hangi bilgilerle fatura kesilmesi gerektiğini bildirir. Onay gelmeden fatura düzenlemek, belgenin reddedilmesine ve iptal işlemleriyle uğraşmaya neden olabilir. Başvuru süreleri firmadan firmaya değiştiği için taşıma sözleşmenizdeki koşulları önceden okumanızda yarar var.
Tazmin Faturası Nasıl Kesilir?
Tazmin faturası nasıl kesilir sorusunun yanıtı, kullandığınız fatura sistemine göre teknik olarak değişir; ancak içerik bakımından izlenecek yol benzerdir.
- Alıcı bilgileri: Fatura, zararı karşılayacak firmanın unvanı, adresi ve vergi bilgileriyle düzenlenir. Firma genellikle bu bilgileri onay yazısında iletir.
- Açıklama: Fatura satırına ya da açıklama alanına işlemin bir tazmin bedeli olduğu, ilgili gönderi takip numarası ve varsa tutanak ya da dosya numarası yazılır.
- Tutar: Bedel, firmanın onayladığı tutar üzerinden girilir. Bu tutar çoğu zaman ürünün belgelenebilen maliyetine ya da satış bedeline dayanır; taşıma sözleşmesindeki sorumluluk sınırları da belirleyici olabilir.
- Vergi durumu: Tazminat niteliğindeki ödemeler bir mal teslimi ya da hizmet karşılığı sayılmadığı için uygulamada bu faturalar çoğunlukla KDV hesaplanmadan düzenlenir. Ancak her olayın niteliği farklı olabildiğinden, vergi boyutunu mutlaka mali müşavirinizle netleştirin.
- Gönderim: E-fatura mükellefiyseniz belge sistem üzerinden, değilseniz e-arşiv ya da kâğıt fatura olarak düzenlenir ve firmanın istediği kanaldan iletilir. E-belge türleri hakkında e-fatura rehberimizden bilgi alabilirsiniz.
Sürecin Sorunsuz İlerlemesi İçin
- Ürün bedelini gösteren alış ya da satış faturasını başvuruya ekleyin.
- Kırılabilir ürünlerde paketleme standartlarına uyun; yetersiz ambalaj, talebin reddedilme nedenleri arasındadır.
- Değerli gönderilerde taşıma sigortası seçeneğini değerlendirin.
- Kesilen tazmin faturalarının tahsil edilip edilmediğini izleyin. Bunun için düzenli bir fatura takibi düzeni kurmak işinizi kolaylaştırır.
Tazmin Faturası ile İade Faturası Arasındaki Fark
Bu iki belge sık sık karıştırılır. İade faturası, daha önce satılmış bir malın geri alınması hâlinde düzenlenir ve önceki satış işlemini tersine çevirir. Tazmin faturasında ise geri dönen bir mal yoktur; ürün kaybolmuş ya da kullanılamaz hâle gelmiştir ve satıcı yalnızca uğradığı zararın bedelini talep eder. Dolayısıyla müşteriye yapılan para iadesi ile kargo firmasından istenen tazminat birbirinden bağımsız iki ayrı işlemdir ve kayıtlarda da ayrı ayrı izlenmelidir.
Muhasebe tarafında zarar gören ürünün stoktan düşülmesi ve alınan tazminatın gelir olarak kaydedilmesi gerekir; stok kayıtlarınızın gerçeği yansıtması için bu adımı atlamayın. Özetle tazmin faturası, satıcının kendi hatası olmayan bir kaybı belgeleyip geri almasının resmî yoludur. Tutanak, onay ve doğru açıklamayla düzenlenmiş bir fatura, sürecin kısa sürede sonuçlanmasını sağlar.
Görsel: Meanwell Packaging / Wikimedia Commons (CC BY 2.0)
